Pakeisti darbe naudojamą programinę įrangą yra viena. Tačiau pakeisti tai, kaip žmonės dirba – visai kas kita. Smulkiajam ir vidutiniam verslui skirtam bankui „SME Bank“ perėjimas iš „Microsoft 365“ į „Google Workspace“ darbo aplinką buvo kur kas daugiau nei tik technologinis atnaujinimas.
Šis pokytis atspindėjo ambiciją skatinti bendradarbiavimu grindžiamą darbo kultūrą, supaprastinti kasdienes užduotis, sumažinti darbo aplinkos palaikymo sąnaudas ir suteikti darbuotojams platesnes galimybes darbe panaudoti dirbtiniu intelektu (DI) pagrįstus įrankius – kartu išlaikant finansų sektoriuje reikalaujamą valdymą bei saugumą.
„SME Bank“ su IT ir debesijos sprendimų įmone „TeraSky Europe“ jau anksčiau yra bendradarbiavę ties „Google Cloud“ bei paslaugų perkėlimo į debesiją projektais, todėl abi komandos gerai suprato viena kitos darbo pobūdį. Kai buvo sprendžiama, kaip atrodys skaitmeninę darbo vieta banke, pagrindinis dėmesys buvo skiriamas ne pačiai programinei įrangai, o tam, kur organizacija nori būti ateityje.
Kaip teigia „SME Bank“ informacinių technologijų vadovas (CIO) Tomas Smalakys: „Migracija iš „Office 365“ į „Google Workspace“ reiškia esminį pokytį link šiuolaikiškos ir inovatyvios, dirbtiniu intelektu grįstos ekosistemos. Ji leidžia mums greičiau priimti sprendimus bei diegti inovacijas, kartu užtikrinant reguliacinę atitiktį, kuri yra būtina finansų sektoriuje.“
Šis pokytis siekė daug toliau nei vien tik naujos produktyvumo platformos įdiegimas. Visoje organizacijoje projektas tapo darbo kultūros pokyčio simboliu. Buvo siekiama sukurti labiau bendradarbiavimą skatinančią darbo aplinką, kasdienį darbą padaryti paprastesnį bei intuityvesnį, sumažinti veiklos kaštus ir leisti darbuotojams išbandyti augantį „Google“ DI galimybių portfelį tose programose, kurias jie jau naudojo kasdien.
Visa „SME Bank“ „Microsoft 365“ aplinka – „Exchange Online“, „SharePoint“ ir „OneDrive“ – buvo perkelta į „Google Workspace“ kaip vientisas, koordinuotas projektas, apėmęs el. paštą, kalendorius, kontaktus ir per daugelį metų sukauptą bendradarbiavimo turinį.
Kadangi „SharePoint“ ir „Google Shared Drives“ informaciją organizuoja skirtingai, dokumentai, aplankų struktūros ir prieigos teisės prieš perkeliamą turinį buvo kruopščiai susietos ir suplanuotos. Darbuotojams viskas turėjo atrodyti pažįstama nuo pat pirmos dienos – su tais pačiais failais, prieigos teisėmis ir apsaugos lygiu.
Darbas taip pat apėmė įrenginių valdymo perkėlimą iš „Microsoft Intune“ į „Google Workspace Endpoint Management“, kartu įdiegiant dviejų veiksnių autentifikavimą, kontekstinį prieinamumą („Context-Aware Access“) ir duomenų praradimo prevenciją („Data Loss Prevention“).
Perkėlimo metu buvo laikomasi vieno pagrindinio prioriteto: užtikrinti, kad kasdienis darbas vyktų be trikdžių. „Kiekvienas migracijos žingsnis buvo suplanuotas taip, kad kasdienė veikla vyktų įprastu ritmu. Žmonės galėjo tęsti darbą be didesnių trikdžių, kol vyko perkėlimas“, – sako T. Smalakys.
Pagalba darbuotojams šio pokyčio metu nuo pat pradžių buvo sudėtinė projekto įgyvendinimo dalis, suprantant, kad sėkminga darbo aplinka priklauso tiek nuo darbuotojų pasitikėjimo, tiek nuo technologijų.
Mokymai buvo sutelkti į praktinį kasdienį darbą, padedant komandoms suprasti skirtumus tarp „Microsoft 365“ ir „Google Workspace“ bei pritaikyti įprastus procesus, įskaitant darbą su duomenų lentelėmis, naujoje aplinkoje.
„Mūsų tikslas buvo paprastas: žmonės turi jaustis patogiai naudodamiesi naujais įrankiais nuo pat pradžių. Kai atsirado šis pasitikėjimas, platformos teikiama nauda atsiskleidė natūraliai“, – teigia T. Smalakys.
Kiekviename šio perėjimo etape – nuo sprendimo architektūros ir saugumo planavimo iki migracijos, vartotojų įtraukimo bei pagalbos po įdiegimo – dalyvavo IT ir debesijos sprendimų įmonės „TeraSky Europe“ specialistai.
Tokio pobūdžio projektai atspindi platesnį pokytį, kaip organizacijos vertina darbo vietos technologijas. Pasak Giedrės Kirejevos, „TeraSky Europe“ pardavimų vadovės, diskusijos, kurios kadaise sukosi tik apie infrastruktūrą, pastebimai išsiplėtė.
„Matome augantį interesą kurti darbo vietas, kuriose dirbtinis intelektas tampa kasdienio darbo dalimi. Organizacijos ieško technologijų, kurios padėtų žmonėms rengti dokumentus, analizuoti informaciją, efektyviau bendradarbiauti ir priimti geriau pagrįstus sprendimus atliekant įprastas užduotis“, – sako Giedrė.
Iš bankų ir finansinių technologijų („fintech“) įmonių tikimasi greičio, kartu išlaikant aukštus valdymo, saugumo ir reguliacinės atitikties standartus. Ši pusiausvyra daro įtaką beveik kiekvienam technologiniam sprendimui.
„Inovacijos ir atitiktis dažnai pateikiamos kaip priešingos priemonės, tačiau mūsų patirtis rodo ką kita. Kai pagrindai suprojektuoti kruopščiai, organizacijos gali įdiegti naujas DI galimybes, kartu sustiprindamos valdymą, saugumą ir savo duomenų kontrolę“, – pažymi Giedrė.
Jos teigimu, kiekvienas tiekėjas turi skirtingų stiprybių, o teisingas pasirinkimas priklauso nuo pačios organizacijos – jos veiklos modelio, esamos technologinės ekosistemos ir ilgalaikių ambicijų.
„Technologijos niekada neturėtų diktuoti verslo strategijos. Jos turi ją palaikyti. Sėkmingiausi projektai prasideda nuo aiškaus supratimo, kur organizacija nori eiti, ir tik tada vertinama, kuri platforma suteikia tvirčiausią pagrindą tam pasiekti“, – aiškina Giedrė.
Šiandien daugiau nei 110 „SME Bank“ darbuotojų naudoja „Google Workspace“, o „Gemini“ dirbtinis intelektas yra pasiekiamas programose, kuriomis jie naudojasi kiekvieną dieną.
Šis pokytis natūraliai tapo kasdienio verslo dalimi. Komandos bendradarbiauja kitaip, informacija organizacijoje juda greičiau, o dirbtinis intelektas rado savo vietą šalia įrankių, kuriuos darbuotojai naudoja kiekvieną dieną.
Hello
Tere